image

      Система оптимизации управления на предприятии с применением метода дефектных ведомостей

      Тип статьи:
      Авторская

      В процессе развития экономической нестабильности в мире перед различными организациями стоит множество задач, важнейшей из которых является перестройка системы управления и ориентация на устойчивое развитие.

      Управление организацией – это непрерывный процесс влияния на производительность работника, группы или организации в целом для наилучших результатов с позиций достижения поставленной цели. «Управлять – значит вести предприятие к его цели, извлекая максимальные возможности из всех имеющихся в его распоряжении ресурсов», – так охарактеризовал процесс управления Г.Файоль [5].

      Заметим, что в любой организации есть проблемы управления. Многие из них связаны с историческим укладом и общим уровнем цивилизации и культуры, но есть и более простые причины: недостаток образования или знания, а также сложность самого предмета.

      Представим себе организацию, в которой действует множество работников. Организация настолько велика, что контакт каждого с каждым не возможен. То есть, договориться о согласованной работе невозможно, даже если бы такое желание возникло. Однако работники выполняют свои функции, в результате которых появляется продукция. Например, каждую минуту с конвейера сходит автомобиль.

      Между тем, работу крупного автомобильного завода обеспечивают десятки и сотни тысяч людей, участвующие в многономенклатурном производстве. Наблюдая за работой конвейера, кажется, что все происходит так естественно. Очевидно, что отлаженное производство возникает не сразу, а постепенно. Десятилетиями поколение за поколением, рабочие разных специальностей, инженеры, дизайнеры, экономисты, управленцы – сотни специалистов в совместном труде отлаживают свое мастерство и организационные формы взаимодействия [1].

      Чем больше производство, чем сложней продукт, и чем больше специализирующихся звеньев участвуют в его создании, тем сложнее задачи управления и тем теснее связаны результаты коллективного труда с качеством функции управления. Почему множество известных фирм с богатой историей постепенно сокращали производство, уступая конкурентам, а потом разорились? Почему другие, менее известные, пошли в гору и заняли место потерпевших поражение на рынках товаров и услуг?

      Если система управления не развивается адекватно росту масштабов производства и не преодолевает возникающие проблемы за счет совершенствования качественных характеристик организации, ее ждет банкротство – это закон рыночной экономики.

      Одна из наиболее общих причин болезней современных предприятий определяется как структурно-функциональная неупорядоченность, которая проявляется в разрыве связей между структурообразующими элементами: целями, задачами, экономическими условиями, технико-технологическим базисом, функционально-поведенческим укладом и др.

      Эти фундаментальные основы, когда они не согласованы, провоцируют множество отклонений, проблемных и конфликтных ситуаций, неэффективное использование ресурсов, экономические провалы и банкротство. Между тем, большинство руководителей организаций вместо того, чтобы сосредоточиться на вопросах приведения оргструктурных факторов в соответствие друг другу, тратят время на устранение ситуаций, которые порождаются их несоответствием.

      Эффективность организационной структуры поддерживается постоянным регулированием, адаптацией ее конфигурации и пропорций к множеству изменений внешних и внутренних (структурообразующих) факторов, к которым относятся [2]:

      Цены и спрос на товары и услуги, сырье, материалы, стоимость рабочей силы, налоги;

      Банковские процентные ставки;

      Административное законодательство;

      Технология производства, включая оборудование;

      Численность, квалификация, образование, способности работников;

      Производительность персонала и техники;

      Производственные площади, всевозможные нормативы и многое, многое другое.

      Для решения этой проблемы необходимо ответить на следующие вопросы:

      Как связать множество разнокачественных факторов с параметрами организационной структуры?

      Как согласовать деятельность персонала и подразделений?

      Как сделать организационную структуру информационно прозрачной?

      Каков порядок перехода к новой организационной культуре?

      Как готовить кадры для новых организационных условий?

      Без ответов на эти вопросы трудно добиться предсказуемых результатов.

      Предлагаемые в настоящее время методы решения основных проблем управления не обеспечивают устойчивое развитие организаций и не позволяют осуществлять комплексное управление их деятельностью в условиях турбулентности экономической среды.

      Это обусловливает необходимость разработки целостного научно-обоснованного подхода к формированию стратегии устойчивого развития организаций.

      Целью исследования является обоснование теоретических положений и разработка методических и практических рекомендаций, обеспечивающих устойчивость организаций на основе применения метода бездефектного управления.

      Помочь в ответах на вышеуказанные вопросы поможет использование дефектных ведомостей:

      Сфера строительства:

      Дефектная ведомость – это акт визуального осмотра помещения (объекта), подлежащего ремонту. Документ является обоснованием расходов организации на ремонт соответствующего помещения (объекта). Дефектная ведомость составляется обычно в форме таблицы.

      Юридический словарь:

      Дефектная ведомость – вспомогательный промежуточный документ, составляемый при наличии изъянов, недостатков (брака) в произведенных материальных ценностях в случае контроля качества как со стороны производителя, продавца, так и со стороны покупателя.

      Морской словарь:

      Дефектнаяведомость – опись неисправностей в материальной части судна, требующей ремонта.

      Словарь бизнес-терминов:

      Дефектная ведомость – перечень изъянов, недостатков (брака) готовой продукции, составляемый производителем, продавцом или покупателем товара.

      На основании вышеуказанных определений можно дать обобщенное определение:

      Дефектная ведомость – это документ, в котором учтены недостатки, которые впоследствии необходимо устранить.

      Рис. 1. Схема перехода из существующего состояния в необходимое состояние

      С помощью грамотно составленной дефектной ведомости можно найти способ решения проблем любого типа, в том числе и проблем управления. Но только в дефектной ведомости управления не все так прозрачно, как, например, в дефектной ведомости по строительству и ремонту.

      Пусть X – это ожидаемый результат или цель, Х' – это тот показатель, который мы получили, из этого можно определить дельту, или размер дефекта d = X — Х'.

      • Таблица 2. Описание существующего состояния и желаемого состояния
        на примере ИТ-организации, в период с 01.06.2015 по 01.12.2015

      Для устранения дефектов единственным возможным решением представляется использование системы СПУТНИК-СКАЛАР-Скалар, которая была разработана советским ученым Побиском Георгиевичем Кузнецовым [2].

      Рис. 2. Трехмерная модель системы СПУТНИК-СКАЛАР-Скалар

      Скалар, объединившая дерево целей процесса разработки с сетевым графиком их достижения. Минимальная нагрузка на вершины дерева целей включала информацию о документах по четырем секторам: КТО, ЧТО, КОГДА и КАК, и по связям с другими вершинами. Этого было достаточно, чтобы отслеживать процесс развертывания плана, согласования связей между его частями и возврата, а если такое согласование невозможно, то возврата к предыдущему шагу процесса. Для облегчения «ручной» работы с большими картами хода разработки предусматривалась раскраска секторов разными цветами [4].

      Эффективное управление организацией исключает бессистемную подготовку информации для руководителей. Системная подготовка информации по всем выполняемым работам и темам высвобождает внимание и время руководителей с текучки и аврального режима работы для решения основных научных и технических проблем, для стратегического и тактического планирования и управления.

      Наличие системного руководства дисциплинирует коллектив, приучая каждого правильно формулировать цели своей работы, понимать ее место в общей программе деятельности, следить за своевременным окончанием каждого этапа работ, сокращает время выполнения больших проектов на 5–15% без увеличения затрат (а в некоторых случаях и с сокращением затрат до 5-10%), повышает производительность труда (эффективность деятельность) организации и подчиненных до 38%.

      Решение этого круга вопросов обеспечивается системами целевого планирования и управления «СПУТНИК-СКАЛАР» и «Скалар» [3].

      Расписав каждый дефект в таблице, приведенной выше, мы наглядно сможем понять, как устранить каждую из присутствующих в управлении неточностей, и уже на основании данного анализ сможем выработать конкретные рекомендации руководителю по оптимизации системы управления у него на предприятии.

      Литература

      • 1. Бармаков Б.П. Актуальные проблемы в управлении отечественными предприятиями [Электронный ресурс]. – Режим доступа: www.itmc.ru/publications/b01.htm, свободный.
      • 2. Кузнецов О.Л., Кузнецов П.Г., Большаков Б.Е. Устойчивое развитие: синтез естественных и гуманитарных наук. – М.: РАЕН; Дубна: Международный университет природы, общества и человека «Дубна», 2001. – 280 с., ил.
      • 3. Кузнецов П.Г. Мировая экономика как большая система, поддающаяся управлению // Инженерия истории. Часть II. – М.: Всемирный фонд планеты Земля, 2002. – С. 24-37.
      • 4. Описание системы планирования на цель // Система сетевого планирования и управления тематическими научно-исследовательскими коллективами («СПУТНИК-СКАЛАР-1») / ЦЭМИ АН СССР. – М.: МГПИ им. В.И. Ленина, 1968. – 36 с.
      • 5. Файоль А., Эмерсон Г., Тэйлор Ф., Форд А. Управление – это наука и искусство: сб. – М.: Республика, 1992. ― 420 с.
      18.03.2016